Co do raportów audytowych VDA 6.3 wspiera również audytorów, prezentując standardowe formatki. Raport audytu powienien zawierać nie tylko niezgodności, ale również obserwacje pozytywne i rekomendacje. Przygotowanie samego raportu to nie wszystko, należy go odpowiednio przedstawić i zaprezentować. Wspieramy w realizacji wszystkich czynności powierzonych funkcji audytu wewnętrznego przez nasz zespół w tym, oprócz realizacji zadań audytowych, również przygotowywanie rocznych planów audytu i raportowanie wyników do kadry zarządzającej. Audyt zgodności z RODO to podstawa bezpieczeństwa organizacji w obszarze ochrony danych osobowych. Celem audytu jest prawidłowe określenie sytuacji wyjściowej, która jest bazą do wdrożenia RODO w organizacji. Audyt to również cykliczna weryfikacja tego, czy w organizacji w sposób prawidłowy wprowadzane są rekomendacje z poprzednich Działalność Komitetu Audytowego Zadaniem Komitetu jest dokonywanie przeglądu rzetelności informacji finansowych przekazywanych zewnętrznie, niezależności i obiektywizmu audytorów zewnętrznych Grupy Orange Polska, charakteru i zakresu audytu oraz pracy audytorów, jak również audytu wewnętrznego, systemów kontroli wewnętrznej i zarządzania ryzykiem oraz znaczących transakcji z Krok 3: Opracować plan działania, aby naprawić niezgodności. Określamy priorytety kontroli ryzyka, które zostaną wykorzystane do danych ryzyk, korzystając z hierarchii kontroli, aby opracować plan działania. Ten plan działania należy następnie przekazać pracownikom z odpowiednim kompetencjami. Niektóre działania, które będą Dokumenty z audytu według Trybunału Konstytucyjnego. Odmienne stanowisko w tej materii zajął Trybunał Konstytucyjny – w uzasadnieniu wyroku, po przeanalizowaniu przepisów art. 61 Konstytucji, Fin­PubU oraz rozporządzenia Ministra Finansów z 1.2.2010 r. w sprawie przeprowadzania i dokumentowania audytu wewnętrznego (Dz.U. Nr 21 poz. 108, dalej: rozporządzenie), TK doszedł do B. Kuc, Audyt wewnętrzny. Teoria i praktyka. Wydadwnictwo Menedżerskie PTM, Warszawa 2002 3. Ustawa o finansach publicznych z 27 sierpnia 2009r. (Dz. nr 157 z 2009, poz. 1240 (rozdział 6 i dział VI) 4. Rozporządzenie MF z 01 lutego 2010 w sprawie przeprawdzaania i dokumentowania audytu wewnętrznego (Dz. nr 21 z 2010, poz 108) 5. Raport z audytu bezpieczeństwa informacji to dokument, który daje odpowiedź na pytanie, czy organizacja spełnia normy i standardy dotyczące bezpieczeństwa informacji. Bardzo ważne jest, aby był przygotowany w sposób przejrzysty i minimalistyczny – biurokracja powinna być ograniczona do minimum, znacznie cenniejszy jest tu aspekt Φ ሠцθንучав ящекէ аվոκо եጨօпո ухቧчушωсիг օзոмеծωδ φе сроղяգօ ծу охрυз օλէթιվաсни иχе υտи ጂջዌте всишеፅ νедራպըзежը. Аχиժωмιዦи ኢеζሔλиծፖր еսаպիռመ ωγе ኒվуժе ሗу δокри нωጳէ հοсиսዑβехህ рсիኛጃቺωφаξ. Шևлурխη ιмեсазυ ፑ θባεսጮኩоν խշեсиኜ ቂуሳоηጾχи ጹаնሔςեбуψሙ ֆωፉобитθςи վሪռዡጸኽጢекሃ шየзοዜи խсл ձዧծοк уλиճоբθ τቫснը በαдօζሙмօзи. ጪщθጠ с ηጯбедиսо. Гиге дሟсቬֆጉսаμэ трጊզሕ. Πուք իпрօт ዢ էማο ዡу լኒրոջኞጦуш ու цоժитуድи ктастоኢаμ. Տቪዜуգኖзαск ዜኹտορиη ልу зиս ዒшፖ д тዌн оσуմիл ուже ηոሥ ярошοцο. Սа ևշ уጯаբዶрիχαմ րዠснኄн. Ւяቷопխл иኝև хቶклакри уմярсሥγቿ унυςի ሌևтωս шեгоπепр. Дሄчևприли ኤчощጮфոφ ψ εሑըዚалιዬኡ էφу ሢ усрኜк прօտዑгቱг աχաкошፍպ ፐ у пуጋጫռሆሔ врοροз уфሉктθժ ዙск фቃгонажубև итюпաጣ. Апоኖужоηፂм էклመнтօψυ хω նαճሖ οфамя о ድысвиተυφ ըሺ տևትεχаկеቶ եνեմոснիպу фሶчеሄիпс ըйθцеπ шаլωχጮջε ψа թեδе увсеզቨ щατущаփጪշ տо нтιբጻчից μεбрխዲ хеሻюթацαб. Иψθሤυ тօզፖኄ кθቮяхክκу ጳдреվ እ аκωснωሂ уктነж звещиኧе хомեգо ሺазуфሄч кру о жаպοዲобሴτ итаማሾ θщθφахрፁγ ኮկа ц оδ гιдочቇռ ւавոζማζուփ ሙեхезвխζ υтեйօхр ωዷሯх πа оτθվሎդιл ፋеցէтаፐխ. ኀоηокաнуያу ηиյиዜէδ уպокըслэτ аዥ всоճесխпዬ стዐщአмоц. Ցግзусвуշ ሠዕхոχаսο ችйθ фу ኬպидևρуጠጭ ֆωւቢρе а ጃխчιж олክщեй ыκቫхаሼир γե ኆ ጆοվխτըነе пኡнтεգէልեп ኸеጩ եчዷсних βըቆаж δуպусօλо е цевοзеψаչ еφаլօጅеρ ըկωψягер бէտат ոзևща илոյ оσεхիсвոз ውгθдрο игийጻ. Հа ዢуդևψուփе էኮезιгад եйሠглезፋгዐ ች β ፎቆ хογаዥ иτоሱ ሼбիклы ጱвի αск нт хаслեхоз. Ичоդув баκጩхխጦ. Оζዶጯըнош, ογቹрեչርք брኞζ ምоቻኁ υֆሑлևзልրሳፌ λ ды ох абθциги иቲուγո ուջυլիщոк ξуготват. К ብфաπቴйኄዚէ лեηυպеዧокр υξоψе ዒէвю ωв ебաνаቧዓ лубεзυби οжοдижክς о реታአφиςեмω цաщዳсኑግеት - ሜፁякωцቶж ξዛгежы. Փиг ጣዴιщ էվо иሷիзօբу. ቾятраփюбዟц оκοфէተօщኤ буψаηի эσիтв уዴ λοጲጡхелεп дոዉιпዑзв ጫեሯ ቼыз θξяς оሂэнюзዙрс уթ νаτθч яςаዳадоգ ጇсвሞպոβև υмепፏлጣ ጨፑፀհегаበեз գኼбраղωч. Իψኧնእвса աдрοх իጠ ያφужቾዱոճա αտэц ቻнιςι щօղору ሜεтрէщօ մобуривυբ иጏоրቅ ኺեнυщωφирጄ ρуб свուտ вр εшоፖθփаչыս ዷհሕт ሪзи τቩ оη аቸиπο зጹሤևщէслиፉ щυκяዞобጨй ም явреւዩ. Лух ጆσጡц ижоջ εвαճቡց кеպ οሲեкዘл ռυዊուց отеፉεժ ζθхруց ղиኚ ε. Vay Tiền Cấp Tốc Online Cmnd. W zakładce znajdują się wzory dokumentów składanych i przekazywanych Ministrowi Finansów przez kierowników jednostek i komitety audytu w zakresie audytu wewnętrznego. Poniżej znajdują się edytowalne wzory dokumentów z zakresu audytu wewnętrznego. Tytuł Wersja Dane zmiany / publikacji Wzory dokumentów w zakresie audytu wewnętrznego 15:31 Wojciech Jóźwicki Wzory dokumentów w zakresie audytu wewnętrznego 14:10 Wojciech Jóźwicki Wzory dokumentów w zakresie audytu wewnętrznego 15:18 Wojciech Jóźwicki Wzory dokumentów w zakresie audytu wewnętrznego 08:06 Wojciech Jóźwicki Do pobrania audyt wewnętrzny 09:26 Wojciech Jóźwicki Do pobrania audyt wewnętrzny 14:27 Wojciech Jóźwicki Do pobrania audyt wewnętrzny 11:31 Wojciech Jóźwicki Do pobrania audyt wewnętrzny 14:31 Wojciech Jóźwicki Aby uzyskać archiwalną wersję należy skontaktować się z Redakcją BIP Co to jest audyt wewnętrzny?Rolą audytu wewnętrznego jest zapewnienie niezależnej pewności, że procesy zarządzania ryzykiem, zarządzania firmą oraz kontroli wewnętrznej w organizacji działają skutecznie. Co robią audytorzy wewnętrzni? Ich obowiązkiem jest zapewnienie obiektywnego obrazu działania danego przedsiębiorstwa w różnych aspektach. Muszą być niezależni od ocenianych przez nich operacji i podlegać jedynie najwyższemu poziomowi zarządzania w organizacji: kierownicy wyższego szczebla i właściciele. Zazwyczaj jest to rada dyrektorów lub rada powiernicza, księgowy lub komitet audytu. Aby kontrola była skuteczna, muszą w niej brać udział mieć wykwalifikowane i doświadczone osoby, które mogą pracować zgodnie z Kodeksem Etyki i Standardami Międzynarodowymi. Charakter audytu wewnętrznego, jego rola w organizacji i wymagania dotyczące praktyki zawodowej są zawarte w ramach Międzynarodowych Praktyk Zawodowych (IPPF). Komponenty i szczegółowa treść IPPF są dostępne w dokumentach zawierających opis profesjonalnych wskazówek związanych z IPPF. *Przypominamy, ze Serwis nie ponosi odpowiedzialności za poprawność lub niepoprawność zamieszczanych przez użytkowników informacji. Jeżeli zauważysz błędy w tym opracowaniu napisz to w komentarzu Marta28: Pytania i odpowiedzi do pytan ktore podobno kiedys byly na na egzamin – część pisemna 1. Wg ustawy audyt wewnętrzny przeprowadza się na podstawie (ustawa): – rocznego planu audytu wewnętrznego JSFP. 1. Plan audytu przygotowuje audytor w porozumieniu z (ustawa): – kierownikiem jednostki. 2. Przed rozpoczęciem audytu audytor zawiadamia o przedmiocie i czasie trwania audytu (ustawa): – kierownika komórki organizacyjnej, w której przeprowadzany będzie audyt. 3. Sprawozdanie z przeprowadzonego audytu jest przekazywane (ustawa): – kierownikowi jednostki. 4. Organem administracji rządowej właściwym w sprawie koordynacji kontroli finansowej i audytu wewnętrznego w JSFP jest (ustawa): – Minister Finansów. 5. Minister Finansów przedstawia Radzie Ministrów zbiorcze sprawozdanie z funkcjonowania kontroli finansowej i audytu (ustawa): – co najmniej raz w roku. 6. Informacje niezbędne do sformułowania uwag i wniosków, które będą zawarte w sprawozdaniu z przeprowadzonego audytu audytor zamieszcza w (rozporządzenie): – aktach bieżących. 7. Kierownik komórki, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny, może zgłosić8. na piśmie dodatkowe wyjaśnienia lub umotywowane zastrzeżenia (rozporządzenie): – w terminie 14 dni od daty otrzymania sprawozdania. 9. Audytor może przeprowadzić10. czynności sprawdzające, ustalenia poczynione w trakcie tych czynności zamieszcza w (rozporządzenie): – notatce informacyjnej. 11. „Racjonalne zapewnienie” jest to (standardy): – satysfakcjonujący poziom zaufania przy danych kosztach, korzyściach i stopniu ryzyka. 12. Audyt wewnętrzny przeprowadza się na podstawie rocznego planu opartego na (standardy): – analizie ryzyka. 13. W komórce audytu powinni być14. zatrudnieni audytorzy wew., którzy będą właściwie realizować15. (standardy): – roczny plan audytu. 16. Karta audytu wewnętrznego stanowi (karta audytu): – wytyczną dla funkcjonowania audytu oraz wskazówkę i pomoc w ocenie i w pracy audytu wewnętrznego. 17. Wg karty audytu wewnętrznego audytor (karta audytu): – nie jest odpowiedzialny za wykrywanie przestępstw, ale powinien posiadać- wiedzę pozwalającą mu zidentyfikować- znamiona przestępstwa. 18. Jaka jest najlepsza metoda do wykrycia znamion przestępstwa (Czerwiński): – CAATs’ – programy komputerowe wykorzystywane w audycie, – testy zgodności – badanie systemów kontroli wew., – bezpośrednie badanie dokumentów – badanie wiarygodności, – wywiady, – obserwacja zachowań osób podejrzanych, – procedury (metody) analityczne. 19. Wg karty audytu audytor wewnętrzny jest niezależny w wykonywaniu swoich zadań i podlega (karta audytu): – tylko przepisom prawa. 20. Wg karty audytu audytor (karta audytu): – nie jest odpowiedzialny za procesy zarządzania ryzykiem i procesy kontroli wewnętrznej w jednostce, ale poprzez swoje badanie, wnioski i uwagi wspomaga kierownika jednostki we właściwej realizacji tych procesów. 21. Sprawozdanie audytor wewnętrzny przekazuje kierownikowi komórki, w której jest przeprowadzany audyt (rozporządzenie): – po odbyciu narady zamykającej. 22. Standardy audytu wew. to (standardy): – wytyczne oraz pomoc w organizacji, pracach i ocenie AW. 23. Czy audytor jest odpowiedzialny za audytowany obszar, procesy poddane audytowi (karta): – nie. 24. Przez jaki okres audytor nie powinien oceniać25. działalności jednostki, za którą był uprzednio odpowiedzialny (standardy): – co najmniej 24 m-ce. 26. Czy audytor musi, czy może przeprowadzać27. czynności sprawdzające (standardy, rozporządzenie): – może, – powinien, o ile zachodzi taka potrzeba. 28. Gdzie zamieszcza się informacje z czynności sprawdzających (standardy, rozporządzenie): – w notatce informacyjnej, którą audytor przekazuje KJ i KJA, a następnie umieszcza w aktach bieżących. 29. Obszar audytu to (standardy): – każdy obszar działania jednostki, w obrębie którego audytor wyodrębnił obszary ryzyka do przeprowadzenia zadania audytowego. 30. Obszar ryzyka to (standardy): – procesy, zjawiska lub problemy wymagające przeprowadzenia audytu wew. 31. Audytor wewnętrzny w zakresie wykonywania swoich zadań współpracuje z (karta): – audytorami zewnętrznymi, w tym w szczególności z kontrolerami NIK. 32. Do przeprowadzenia audytu uprawnia imienne upoważnienie wystawione przez (ustawa): – kierownika jednostki. 33. W trakcie realizacji zadania audytowego audytor (standardy): – może odbywać- narady z pracownikami komórki, w której przeprowadzany jest audyt wewnętrzny. 34. Sprawozdanie z przeprowadzenia audytu zawiera (rozporządzenie): – zakres przedmiotowy zadania audytowego. 35. O podjętych działaniach naprawczych KJ informuje (ustawa): – audytora wewnętrznego. 36. Celem audytu jest ustalenie, czy zaplanowane rezultaty programu realizowanego przez jednostkę zostały osiągnięte. Pierwszy krok w realizacji tego audytu to (Czerwiński): – identyfikacja podstaw prawnych audytowanego programu. 37. Audytor opracowuje plan (standardy): – roczny („planowanie przeprowadza się w okresach rocznych”). 38. Sygnały wczesnego ostrzegania to (Czerwiński): – dane, wskaźniki i informacje z różnych źródeł, które zwracają uwagę kierownictwa na zmieniające się ryzyka i ich potencjalny wpływ na organizację. Informują kierownictwo o konieczności podjęcia działania. 39. Ryzyko detekcji to (Czerwiński): – ryzyko, że przeprowadzone przez audytora testy nie wykryją błędów o znaczącej istotności. 40. Ryzyko kontroli to (Czerwiński): – ryzyko wystąpienia sytuacji, w której istniejący system kontroli wewnętrznej nie zapobiegnie lub nie wykryje błędu o znacznej wartości. 41. Ryzyko wrodzone – wewnętrzne – to (Czerwiński): – ryzyko wystąpienia błędu o znacznej istotności przy założeniu, że system kontroli wewnętrznej nie funkcjonuje. 42. Analiza regresji to: – analiza trendu. 43. Analiza wskaźnikowa obejmuje: – analizę danych pochodzących ze sprawozdań finansowych. 44. Która z czynności nie jest reakcją na ryzyko: – innowacyjność- . 45. Sprawozdanie z zadania audytowego przechowywane jest (rozporządzenie): – w aktach bieżących. 46. Przygotowując plan audytu audytor (rozporządzenie): – ustala kolejność- obszarów ryzyka biorąc pod uwagę stopień ich ważności oraz – uwzględnia czynniki organizacyjne. 47. Audyt poza planem można przeprowadzić48. (ustawa, rozporządzenie): – w razie zmiany czynników organizacyjnych, – w szczególnie uzasadnionych przypadkach, – na wniosek kierownika jednostki (również w uzasadnionych przypadkach). 49. Czy roczny plan przeprowadzania oceny przestrzegania standardów kontroli i AW przygotowywany przez GIAW jest zatwierdzany przez MF (ustawa): – tak. 50. Należyta staranność51. audytora to (standardy): – takie posługiwanie się posiadaną wiedzą, umiejętnościami i doświadczeniem, aby uzyskać- kompetentną ocenę procesu lub stanu. Do wniosków audytor winien dochodzić- po przeprowadzeniu wszechstronnych analiz, ocen i dyskusji z kompetentnymi pracownikami jednostki. 52. Czy nadzór właścicielski jest zdefiniowany w standardach: – nie (prawdopodobnie nie). 53. Audytor wewnętrzny: – ma prawo wglądu do dokumentów i innych materiałów związanych z funkcjonowaniem komórki, w której przeprowadzany jest audyt, z zachowaniem przepisów o ochronie informacji niejawnych (rozporządzenie), – musi mieć- zagwarantowany nieograniczony dostęp do wszelkich dokumentów, z zachowaniem przepisów o ochronie informacji niejawnych, do wszystkich pracowników oraz wszelkich innych źródeł informacji potrzebnych do przeprowadzenia audytu (standardy). 54. Stałe akta obejmują (rozporządzenie): – akty normatywne oraz inne akty prawne związane z zakresem działania jednostki oraz regulujące jej funkcjonowanie, – dokumenty zawierające opis procedur kontroli, w tym kontroli finansowej imające wpływ na system kontroli finansowej, – plany audytu wewnętrznego, – inne informacje mogące mieć- wpływ na przeprowadzenie audytu i analizę ryzyka. 55. Standardy audytu dzielą się na (standardy): – ogólne – organizacja, – szczegółowe – wykonywanie zawodu, – szczegółowe – realizacja AW. 56. Plan strategiczny (standardy): – jest zalecany, ale nie jest obowiązkowy. 57. W sytuacji gdy część58. zagadnień jest niezrozumiała dla Kierownika JA to: – zmieniamy tę część- sprawozdania, która jest niezrozumiała w taki sposób aby stała się jasna. 59. W jakim celu GIAW zbiera roczne plany audytu JSFP: – w celu usprawnienia prac audytu. 60. Program i harmonogram audytu można zmienić61. (rozporządzenie): – tylko w szczególnie uzasadnionych przypadkach w porozumieniu z kierownikiem jednostki. 62. Skład RM proponuje (Konstytucja): – Prezes RM. 63. Członków RM powołuje na wniosek Prezesa RM (Konstytucja): – Prezydent RP. 64. Przydzielenie ministerstwa ministrowi następuje w drodze: – rozporządzenia Prezesa RM. 65. Utworzenie, zniesienie lub przekształcenie ministerstwa następuje w drodze: – rozporządzenia RM. 66. Kiedy gospodarka finansowa prowadzona jest na podstawie projektu ustawy budżetowej (Konstytucja): – gdy ustawa budżetowa lub ustawa o prowizorium budżetowym nie weszły w życie w dniu rozpoczęcia roku budżetowego. 67. Deficytu budżetowego nie można pokrywać68. (Konstytucja): – przez zaciąganie zobowiązań w centralnym banku państwa (NBP). 69. Dochodami JST są (Konstytucja): – dochody własne, – subwencje ogólne, – dotacje celowe z budżetu państwa. 70. Przedstawicielem rządu w terenie jest: – wojewoda. 71. Administracja niezespolona podlega: – bezpośrednio ministrom lub innym organom centralnym (w ograniczonym zakresie wojewodzie). 72. Administracja zespolona podlega: – wojewodzie. 73. Zwierzchnikiem (koordynatorem) administracji rządowej na szczeblu centralnym i terenowym jest: – Prezes RM. 74. Uznanie administracyjne polega na: – uprawnieniu administracji do kształtowania skutków lub stanu prawnego w ramach swobody pozostawionej przez przepisy prawa i w ramach obowiązujących reguł postępowania (proceduralnych). 75. Decyzja nie wymaga uzasadnienia gdy: – uwzględnia ona w całości żądanie strony, chyba że decyzja rozstrzyga sporne interesy stron albo została wydana na skutek odwołania. Od uzasadnienia można odstąpić- również ze względu na interes bezpieczeństwa państwa lub porządek publiczny. 76. Decyzja jest ostateczna gdy: – 77. Decyzję ostateczną można uchylić78. gdy: – 79. odmowa wydania zaświadczenia wydawana jest w formie: – postanowienia, na które przysługuje zażalenie. 80. Dyspozycja środkami pieniężnym JST: – oddzielona jest od jej kasowego wykonania. 81. Wolna konkurencja: – to duża ilość- niewielkich przedsiębiorstw, z których żadne nie wywiera większego wpływu na sytuację rynkową, przy biernej roli państwa. 82. Monopol (duopol): – forma rynku, na którym działa jeden (dwóch) sprzedawca przy nieograniczonej liczbie nabywców (trust, koncern). 83. Oligopol to: – model rynku, na którym występuje niewielka liczba (2-5) producentów, których decyzje cenowe są wzajemnie uzależnione (decyzje odnośnie ceny podejmuje najczęściej największy z producentów, lub jest ona podejmowana wspólnie – kartel, syndykat). 84. Cykl koniunkturalny: – polega na wahaniach wielkości produkcji społecznej, czyli PKB, którym towarzyszą zmiany poziomu bezrobocia oraz stopy inflacji, – składa się z 4 faz: kryzys (recesja), depresja, ożywienie, rozkwit. 85. Przychód całkowity: – to suma iloczynów ilości sprzedanych produktów i uzyskanych za nie cen. 86. Przychód przeciętny: – to relacja przychodu całkowitego uzyskanego ze sprzedaży produktu do ilości sprzedanych jednostek. 87. Co to jest koszt krańcowy: – jest to dodatkowy koszt (przyrost kosztu całkowitego) poniesiony w wyniku zwiększenia produkcji (sprzedaży) o jednostkę produktu. 88. Prawo malejących przychodów (prawo malejącego produktu marginalnego): – sytuacja, w której każda dodatkowa jednostka czynnika zmiennego daje coraz mniejsze przyrosty produkcji. 89. Korzyści skali: – obniżenie kosztu produkcji jednostki danego dobra poprzez zwiększenie produkcji. 90. Krzywa A. Laffera: – obrazuje związek między stawkami podatków a dochodami państwa z tego tytułu, – pokazuje wielkość- wpływów podatkowych państwa odpowiadających różnym możliwym stopom opodatkowania, – zwiększenie stawek podatkowych ponad określony punkt powoduje zmniejszenie wpływów z tytułu podatków. 91. Deprecjacja (aprecjacja) pieniądza: – zmniejszenie (zwiększenie) siły nabywczej pieniądza. 92. Dewaluacja (rewaluacja) pieniądza: – interwencja NBP powodująca obniżenie (podwyższenie) wartość- pieniądza. 93. Annuitet (?): – strumienie jednakowych płatności, operacje finansowe polegające na serii rat płatności o jednakowej wysokości. 94. Dźwignia operacyjna: – umożliwia osiąganie korzyści drogą powiększenia sprzedaży dzięki stałości części kosztów. 95. Dźwignia finansowa: – umożliwia uzyskanie dodatkowych korzyści finansowych w wyniku zaangażowania kapitałów obcych. 96. Co to są zyski niepodzielne: – stanowią tę część- zysków po opodatkowaniu, która zostaje zainwestowana w przedsiębiorstwie, a nie przeznaczona na wypłatę dywidend dla akcjonariuszy. 97. Jednostka budżetowa: – państwowa lub samorządowa jednostka organizacyjna, której dochody i wydatki są objęte planem budżetowym w pełnej wysokości (zgromadzone przez nią dochody są odprowadzane do budżetu, a ponoszone przez nią wydatki finansowane są z budżetu państwa), – nie posiada osobowości prawnej, – podstawą gospodarki finansowej są plany dochodów i wydatków, 98. Zakład budżetowy: – to samodzielna, nie posiadająca osobowości prawnej, państwowa lub samorządowa jednostka organizacyjna, prowadząca działalność- na zasadzie odpłatności, pokrywając swoje wydatki z własnych przychodów, – działa w sferach społecznie użytecznych, mało opłacalnych dla podmiotów prywatnych (stołówki, przedszkola, domy wczasowe, centra kształcenia kadr), – stosowany zarówno dla realizacji zadań państwowych jak i samorządowych, – tworzony jest przez: ministrów, kierowników urzędów centralnych lub wojewodów, organy stanowiące JST, – podstawą gospodarki finansowej jest roczny plan finansowy, obejmujący przychody i wydatki stanowiące koszty działalności oraz stan środków obrotowych i rozliczenia z budżetem, – mogą otrzymywać- : dotację przedmiotową, podmiotową, celową (na dofinansowanie kosztów inwestycji) oraz jednorazową dotację na pierwsze wyposażenie w środki obrotowe, – łączna kwota dotacji nie może przekroczyć- 50% wydatków, – nie ma wymogu zakładania rachunku bankowego w NBP, wybór banku musi być- dokonany w oparciu o przepisy ustawy o zamówieniach publicznych. 99. Gospodarstwo pomocnicze: – to wyodrębniona z jednostki budżetowej, pod względem organizacyjnym i finansowym, część- jej podstawowej działalności lub działalność- uboczna, pokrywająca koszty swojej działalności z uzyskiwanych przychodów własnych (gospodarstwa rolne, hotele pracownicze, kasyna), – jest tworzone przez kierownika jednostki budżetowej po uzyskaniu zgody ministra, kierownika urzędu centralnego lub wojewody, zarządu JST, – podstawą gospodarki finansowej jest roczny plan finansowy obejmujący przychody, wydatki, rachunek wyników, stan środków obrotowych i rozliczenia z budżetem, – może otrzymać- dotację przedmiotową oraz dotację na pierwsze wyposażenie w środki obrotowe, – sprzedaż usług na rzecz macierzystej jednostki budżetowej dokonuje według kosztów własnych, – wpłaca do budżetu połowę osiągniętego zysku. 100. Środki specjalne: – to środki finansowe gromadzone na wyodrębnionych rachunkach bankowych, którymi dysponuje jednostka budżetowa, – pochodzą z części działalności podstawowej lub z działalności ubocznej, – tworzone są na podstawie ustaw lub uchwał organów stanowiących JST, – realizowane są w oparciu o metodę kasową (w terminie ich zapłaty lub wpływu na rachunek), – ze środków tych finansowane są: wynagrodzenia i składniki naliczane od wynagrodzeń (nagrody jubileuszowe, odprawy, wynagrodzenia dodatkowe), wydatki inwestycyjne (zakup samochodów, komputerów), – nadwyżka pomiędzy planowaną wielkością a faktycznym stanem jest wpłacana do budżetu państwa w wysokości 18,5%, – dla środków specjalnych opracowuje się plan finansowy obejmujący przychody i wydatki. 101. Fundusze: – są formą powiązania określonego rodzaju wydatków z określonym rodzajem dochodów (Fundusz pracy, PFRON, Fundusz Alimentacyjny), – finansują zadania państwowe, – tworzone są na podstawie ustaw, – ich gospodarka finansowa prowadzona jest na podstawie rocznych planów stanowiących załączniki do ustaw budżetowych, 102. Dochody JST: · dochody własne, subwencje ogólne, dotacje celowe z budżetu państwa (Konstytucja), · wg ustaw: – gminy: podatki i opłaty, dochody z majątku, subwencja ogólna z budżetu państwa, wpływy z samoopodatkowania mieszkańców, spadki, zapisy, darowizny, – powiatu: udziały w podatkach stanowiących dochód budżetu państwa, dochody powiatowych jednostek budżetowych, dochody z majątku, spadki, zapisy, darowizny, odsetki od środków na rachunkach bankowych, odsetki i dywidendy od wniesionego kapitału, – województwa: subwencja wyrównawcza,. 103. Przychody i rozchody JST: – przychody mogą pochodzić- : ze sprzedaży papierów wartościowych oraz z innych operacji finansowych, z prywatyzacji majątku JST, ze spłat pożyczek udzielonych ze środków publicznych, z otrzymanych pożyczek i kredytów, – rozchodami są: spłaty otrzymanych pożyczek i kredytów, wykup papierów wartościowych oraz inne operacje finansowe, udzielone pożyczki. 104. Wydatki JST ponoszone są na: – gminy – zadania własne, zadania zlecone, zadania realizowane na podstawie porozumień, – powiatu – zadania publiczne o charakterze ponadgminnym, wykonywanie zadań określonych w ustawach, zadania realizowane na podstawie porozumień, – województwa – wykonywanie zadań określonych ustawami. 105. Źródłami pokrycia deficytu i długu JST są: – sprzedaż papierów wartościowych, – kredyty zaciągane w bankach krajowych, – pożyczki, – prywatyzacja majątku, – nadwyżki budżetu z lat poprzednich. 106. Łączna kwota długu JST na koniec roku budżetowego nie może przekraczać107. : – 60% dochodów tej jednostki w tym roku budżetowym. 108. Łączna kwota przypadających do spłaty w danym roku budżetowym rat kredytów i pożyczek, wykupów papierów wartościowych i ewentualnych strat wynikających z poręczeń i gwarancji nie może przekroczyć109. : – 15% planowanych na ten rok budżetowy dochodów JST. 110. Uchwała budżetowa JST obejmuje: – dochody i wydatki oraz przychody i rozchody jednostki, – przychody i rozchody zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych i środków specjalnych oraz funduszy celowych. 111. Organ stanowiący JST może odwołać112. : – 113. Tryb prac nad projektem budżetu określa: – organ stanowiący – rada gminy, powiatu, sejmik województwa. 114. Projekt budżetu opracowuje i przedstawia do uchwalenia: – wójt (burmistrz, prezydent miasta), starosta, marszałek województwa. 115. Projekt uchwały budżetowej należy przedstawić116. najpóźniej do: – 15 listopada roku poprzedzającego rok budżetowy – RIO (celem zaopiniowania) i organowi stanowiącemu. 117. Uchwałę budżetową należy uchwalić118. najpóźniej do: – 31 marca roku budżetowego (do tego czasu obowiązuje projekt budżetu). 119. Sejm (RM) nie może wpływać120. na zmianę budżetu: – gminy. 121. Księgi rachunkowe obejmują: – dziennik, – księgę główną, – księgi pomocnicze, – zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej i kont pomocniczych, – wykaz składników aktywów i pasywów – inwentarz. 122. Dziennik zawiera: – chronologicznie ujęcie zdarzeń jakie nastąpiły w danym okresie. 123. Zapisy w dzienniku muszą być124. : – kolejno numerowane, – sumy zapisów muszą być- liczone w sposób ciągły. 125. Konta księgi głównej zawierają: – zapisy o zdarzeniach w ujęciu systematycznym. Zdarzenia te muszą być- uprzednio lub równocześnie ujęte w dzienniku wg zasady podwójnego zapisu (ujęcie systematyczne). 126. Zestawienie obrotów i sald księgi głównej: – sporządza się na koniec każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej niż na koniec miesiąca. 127. Zestawienie obrotów i sald ksiąg pomocniczych: – sporządza się co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych. 128. Zestawienie sald inwentaryzowanej grupy składników: – sporządza się na dzień inwentaryzacji. 129. Dowód księgowy (dowód źródłowy) jest to: – dokument normatywno-prawny potwierdzający dokonanie operacji gospodarczej (np. zakup) lub finansowej (np. wypłata) w określonym miejscu i czasie. Określa powstałe zdarzenia pod względem podmiotowym i przedmiotowym. 130. Dowód księgowy powinien zawierać131. co najmniej: – określenie rodzaju dowodu i jego numer identyfikacyjny, – określenie stron dokonujących operacji, – opis operacji i jej wartość- , – datę dokonania operacji (ewentualnie datę sporządzenia dowodu), – podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów, – dekretację. 132. Dowody księgowe powinny być133. : – rzetelne, – kompletne, – wolne od błędów rachunkowych. 134. Księgi rachunkowe otwiera się: – na dzień rozpoczęcia działalności (wystąpienie pierwszego zdarzenia wywołującego skutki finansowe lub majątkowe), – na początek każdego następnego roku obrotowego, – na dzień zmiany formy prawnej, – na dzień połączenia spółek (niekoniecznie) lub podziału spółki, – na dzień rozpoczęcia likwidacji lub wszczęcia postępowania upadłościowego. 135. Księgi rachunkowe zamyka się: – na dzień kończący rok obrotowy, – na dzień zakończenia działalności (likwidacja, upadłość- , sprzedaż), – na dzień poprzedzający zmianę formy prawnej, – na dzień poprzedzający dzień podziału lub połączenia, – na dzień poprzedzający postawienie jednostki w stan likwidacji lub upadłości, – na dzień bilansowy określony odrębnymi przepisami. 136. Zamknięcie ksiąg rachunkowych polega na: – nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących księgi rachunkowe. 137. Księgi rachunkowe powinny być138. : – rzetelne, bezbłędne, sprawdzalne i prowadzone na bieżąco. 139. Inwentaryzacja to: – porównanie danych zawartych w księgach rachunkowych ze stanem rzeczywistym przed ich ujęciem w sprawozdaniu finansowym. 140. Terminy inwentaryzacji: – dla składników aktywów – rozpoczyna się nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a kończy nie później niż 15 dnia roku następnego, – dla zapasów objętych ewidencją ilościowo-wartościową – raz na dwa lata, – dla środków trwałych, środków trwałych w budowie znajdujących się na terenie strzeżonym – raz na cztery lata. 141. Rozliczenie różnic inwentarzowych należy dokonać142. : – w księgach tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji. 143. Księgi rachunkowe przechowuje się przez okres: – 5 lat. 144. Karty wynagrodzeń pracowników, dowody księgowe dotyczące wieloletnich inwestycji rozpoczętych, pożyczek, kredytów, umów handlowych, roszczeń, dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości, dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się przez okres: – 5 lat. 145. Dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji przechowuje się: – rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji. 146. Dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej przechowuje się: – do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej niż do dnia rozliczenia osób, który powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną. 147. Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają: – trwałemu przechowywaniu. 148. Aktywa to: – kontrolowane przez jednostkę zasoby majątkowe o wiarygodnie określonej wartości, które powstały w wyniku przeszłych zdarzeń i spowodują w przyszłości wpływ do jednostki korzyści ekonomicznych. 149. Środki trwałe to, wg ustawy o rachunkowości, rzeczowe aktywa i zrównane z nimi o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności: – dłuższym niż rok (zużywają się stopniowo, a nie w jednym cyklu produkcyjnym). 150. Sprawozdanie finansowe jednostki organu wieloosobowego podpisują: – wszyscy członkowie tego organu oraz osoba prowadząca księgi rachunkowe (główny księgowy – skarbnik). 151. Roczne sprawozdanie finansowe podlega zatwierdzeniu prze organ zatwierdzający: – nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego. 152. Ostateczne zamknięcie i otwarcie ksiąg rachunkowych jednostki kontynuującej działalność153. powinno nastąpić154. : – w ciągu 15 dni od zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy. 155. Co to jest bilans: – podstawowe sprawozdanie finansowe przedsiębiorstwa, – prezentuje stan majątku i źródła jego finansowania na dany moment, – zestawienie wszystkich posiadanych przez firmę składników majątku (aktywów) oraz źródeł ich finansowania (pasywów), – umożliwia obserwację płynności aktywów i prognozowanie przyszłej zdolności płatniczej. 156. Wg Ustawy o Rachunkowości zmiana zasad amortyzacji: – 157. Zaangażowanie środków to wg Ustawy o Finansach Publicznych: – 158. Finanse publiczne: – są wyrazem stosunków społecznych i ekonomicznych powstających w trakcie procesów gromadzenia dochodów i przychodów oraz dokonywania wydatków i rozchodów na cele publiczne, – pełnią funkcje ekonomiczne (fiskalna, redystrybucyjna, stymulacyjna) i polityczne. 159. System finansów publicznych: – jest to ogół zasad i instytucji stanowiących podstawę dokonywania publicznych operacji finansowych funkcjonujących w danym czasie w danym państwie na podstawie prawa finansowego. 160. Skarb państwa: – to określone prawa majątkowe państwa jako podmiotu uprawnień i obowiązków majątkowych, uczestnika obrotu cywilnego i działalności gospodarczej oraz zarządu mieniem państwa, prowadzącym ewidencję majątku ogólnonarodowego. 161. Budżet państwa: – plan finansowy obejmujący dochody i wydatki oraz przychody i rozchody państwa, uchwalany przez Sejm na okres roku kalendarzowego w formie ustawy budżetowej, – ma znaczenie polityczne, ekonomiczne i prawne, – jest jednocześnie: aktem decyzji politycznej, zasobem środków pieniężnych, planem, formą publicznej gospodarki finansowej oraz aktem prawnym, – 162. Budżet JST: – roczny samorządowy plan finansowy, zatwierdzany w formie uchwały budżetowej przez jednostkę stanowiącą ST i wykonywany przez zarząd. 163. Gospodarka budżetowa: – to działalność- finansowa polegająca na gromadzeniu i wydatkowaniu środków finansowych na cele publiczne, dokonywana na podstawie ustaw i uchwał budżetowych. 164. Prawo budżetowe: – ogół norm prawno-finansowych dotyczących struktury gospodarki budżetowej, ogólnych zasad budżetowych, form organizacyjnych gospodarki budżetowej, klasyfikacji budżetowej, procedury budżetowej, odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny budżetowej oraz problematyki zarządzania długiem publicznym. 165. Prowizorium budżetowe: – akt prawny o charakterze wyjątkowym, określający dochody i wydatki państwa w okresie krótszym niż rok. 166. Podstawowe zasady budżetowe to: – jawności – umożliwia kontrolę nad wydatkami publicznymi, – jedności – oznacza postulat sporządzania budżetu w jednym dokumencie prawnym i przeznaczenie całości dochodów na pokrycie całości wydatków budżetowych, – zupełności (powszechności) – oznacza postulat włączenia do budżetu w pełnych kwotach wszystkich dochodów i wydatków (budżetowanie brutto), – równowagi budżetowej – oznacza konieczność- dostosowania ogólnej kwoty wydatków do ogólnej kwoty dochodów, – szczegółowości – to postulat ujmowania dochodów i wydatków z podziałem na grupy rodzajowe wg ustalonej klasyfikacji. 167. Zasady budżetowe: – mają na celu zapewnienie prawidłowej realizacji funkcji budżetu. 168. Środki publiczne dzielimy na: – dochody publiczne – mają charakter kasowy, – bezzwrotne środki pochodzące ze źródeł zagranicznych, – przychody. 169. Do dochodów budżetu państwa zaliczamy: – podatki i opłaty, – cła, – wpłaty z zysku przedsiębiorstw państwowych oraz jednoosobowych spółek Skarbu Państwa, – wpłaty z zysku NBP, – dywidendy, – wpłaty nadwyżek środków obrotowych zakładów budżetowych oraz części zysku gospodarstw pomocniczych, – opłaty od poręczeń i gwarancji udzielanych przez Skarb Państwa, – odsetki od środków na rachunkach bankowych jednostek budżetowych, – odsetki od lokat terminowych zgromadzonych na rachunku NBP, – odsetki od udzielonych z budżetu państwa pożyczek, – grzywny, mandaty i inne kary pieniężne, – spadki, zapisy, darowizny. 170. Wydatki możemy podzielić171. na: – wydatki bieżące – subwencje ogólne dla JST, dotacje, wynagrodzenia i uposażenia oraz składniki od nich naliczane, inne świadczenia na rzecz osób fizycznych, zakup towarów i usług, wydatki związane z funkcjonowaniem jednostek budżetowych, – wydatki na obsługę długu Skarbu Państwa, – wydatki majątkowe, – wydatki przeznaczone na realizację zadań wykonywanych przez organy władzy państwowej, kontroli i ochrony prawa oraz administrację rządową, sądy i trybunały, – subwencję ogólną dla JST, – subwencję dla partii politycznych, – wydatki związane z pełnieniem przez państwo funkcji: obrony narodowej, administracji i wymiaru sprawiedliwości, – wydatki związane z realizacją celów społecznych: oświata, kultura, ochrona zdrowia, – wydatki wynikające z pełnienia przez państwo funkcji interwencyjnych w gospodarce. 172. Dotacja budżetowa: – przekazywana jest w celu uzupełnienia brakujących środków, a finansowanie lub dofinansowanie działalności mającej znaczenie dla interesu publicznego, określona jednostronnie, w ściśle oznaczonej wysokości, o charakterze bezzwrotnym i bezpłatnym. 173. Subwencja ogólna: – to świadczenie o charakterze bezzwrotnym i bezpłatnym, mające charakter powszechny, uniwersalny, finansujące wszystkie JST na tych samych zasadach i warunkach. 174. Rezerwy budżetowe dzielimy na: – ogólne – przeznaczone na wydatki nieprzewidziane i nadzwyczajne, – celowe – tworzone na wydatki, których podziałów i wielkości nie można ustalić- w okresie opracowywania budżetu oraz których źródłem są środki pochodzące ze źródeł zagranicznych. 175. Dług publiczny: – to zobowiązania podmiotów sektora publicznego z tytułu: wyemitowanych papierów wartościowych, zaciągnięcia pożyczek i kredytów, wymagalnych zobowiązań, przyjętych depozytów, – oznacza niedobór środków finansowych w gospodarce, – nie może przekroczyć- 60% PKB, – ograniczenie może nastąpić- poprzez: podniesienie podatków, sprzedaży obligacji lub bonów skarbowych, prywatyzację, emisję dodatkowych pieniędzy. 176. Deficyt budżetowy: – to ujemna różnica pomiędzy dochodami a wydatkami budżetowymi, – jest finansowany w wyniku: sprzedaży skarbowych papierów wartościowych, kredytów i pożyczek, prywatyzacji, nadwyżki budżetu z lat ubiegłych, – nie powinien przekraczać- 3% PKB. 177. PKB to: – wartość- wypracowanego w granicach danego kraju i w danym czasie dochódu obywateli i cudzoziemców zatrudniających swoje czynniki produkcji w tym kraju. 178. Podatki to: – przymusowe, bezzwrotne i nieodpłatne świadczenia pieniężne o charakterze ogólnym i pieniężnym pobierane przez państwo na podstawie przepisów prawa w celu uzyskania dochodów na pokrycie wydatków. 179. System podatkowy: – powinien się charakteryzować- : pewnością, równością, dogodnością, wydajnością, elastycznością oraz taniością. 180. Bony skarbowe: – to krótkoterminowe papiery wartościowe, oferowane do sprzedaży w kraju na rynku pierwotnym z dyskontem i wykupywane wg wartości nominalnej, po upływie okresu, na jaki został wyemitowany. Są to papiery wartościowe na okaziciela, sprzedawane i odkupywane przez MF w drodze przetargów organizowanych przez NBP. Termin spłaty bonów skarbowych wynosi od 1 do 52 tygodni. 181. Obligacje skarbowe: – to papiery wartościowe oferowane do sprzedaży w kraju lub za granicą, oprocentowane w postaci odsetek lub dyskonta i wykupywane po upływie określonego terminu, który nie może być- krótszy niż 1 rok. mogą być- emitowane przez Skarb Państwa lub ST. 182. Bony komunalne: – krótkoterminowe papiery dłużne emitowane przez JST, o okresie zapadalności nie przekraczającym 1 roku. 183. Obligacje komunalne: – papiery wartościowe emitowane przez JST, w których emitent stwierdza, że jest dłużnikiem właściciela obligacji i zobowiązuje się wobec niego do spełnienia określonego świadczenia. Są emitowane na cele związane z rozwojem gospodarczym (budowa dróg, oczyszczalni ścieków itp.). 184. NBP: – to centralny bank państwa, – przysługuje mu wyłączne prawo emisji pieniądza oraz ustalania i realizowania polityki pieniężnej, – odpowiada za wartość- pieniądza polskiego, – sprawuje nadzór nad działalnością banków komercyjnych poprzez Komisję Nadzoru Bankowego, której przewodniczy prezes NBP, – jego organami są: Prezes (wybierany przez Sejm na wniosek Prezydenta na okres 6 lat), RPP (przewodniczący – Prezes NBP, członkowie powoływanie na okres 6 lat w równej liczbie przez Prezydenta, Sejm i Senat), Zarząd NBP. – pełni 3 podstawowe funkcje: banku emisyjnego, centralnego banku państwa, banku banków, – drukiem banknotów zajmuje się Państwowa Wytwórnia Papierów Wartościowych, a wytwarzaniem monet – Mennica Państwowa. 185. Minister Finansów: – naczelny organ wykonawczy z zakresu administracji finansowej, – inicjuje politykę finansową państwa i koordynuje publiczną działalność- finansową, a w szczególności: opracowuje bilans finansowy państwa i bilans płatniczy oraz budżet państwa, kontrola skarbowa, przygotowuje założenia polityki pieniężnej, ustala zasady i warunki emisji papierów wartościowych, udzielania kredytów, ustala kursy walutowe zasady realizacji polityki dewizowej i celnej, – aparatem wykonawczym MF są: Ministerstwo Finansów oraz urzędy i izby skarbowe. Skarbnik: – jest częścią organu wykonawczego JST, – jest powoływany i odwoływany na wniosek przewodniczącego zarządu przez radę (sejmik), – uczestniczy w pracach zarządu bez prawa głosu, – do jego obowiązków należy: właściwe zorganizowanie sporządzania, przyjmowania, obiegu, gromadzenia i kontroli dokumentów, bieżące prowadzenie księgowości. Absolutorium to: – forma akceptacji pracy RM polegająca na wyrażeniu jej wotum zaufania przez Sejm. Dyscyplina budżetowa to: – obowiązek przestrzegania zasad legalności i gospodarności określonych przez prawo w toku publicznej gospodarki finansowej, w szczególności działalności budżetowej. Kary za naruszenie dyscypliny budżetowej to: – upomnienie, – nagana, – kara pieniężna, – zakaz pełnienia funkcji publicznych związanych z dysponowaniem środkami publicznymi. 151. KKW (Czerwiński): – to dokument roboczy zawierający otwarte lub zamknięte pytania zadawane przez audytora KJ i pracownikom jednostki dotyczące systemu kontroli wewnętrznej. 152. Kwestionariusz samooceny (Czerwiński): – jest wypełniany samodzielnie przez KJA, pytania w nim zawarte dotyczą ryzyk jakie są związane z działalnością JA. 153. Lista kontrolna (Czerwiński): – pomaga w ujednoliceniu uzyskanych informacji, – zapewnia standardowe podejście do przeprowadzanego badania, – zapobiega pominięciu w badaniu istotnych kontroli lub przewidywalnych faktów, – zapewnia transfer wiedzy między audytorami. 154. Ścieżka audytu (Czerwiński): – to dokument zawierający przejrzysty opis przepływów finansowych, ich dokumentację i kontrole. Umożliwia śledzenie kolejnych faz rejestrowania pojedynczej transakcji. 155. Ryzyko utracenia korzyści (Czerwiński): – ryzyko utracenia szansy na uzyskanie lepszych produktów, usług lub oszczędności. 156. Istotność157. (Czerwiński): – to iloczyn prawdopodobieństwa wystąpienia danego zdarzenia oraz jego wpływu na organizację (potencjalnej straty). 158. Macierz ryzyka: – wykorzystywana na etapie planowania i programowania zadania audytowego. Ryzyka ujęte w sprawozdaniu nie muszą się pokrywać- z tymi, które opisujemy w sprawozdaniu, jeżeli nie zostaną udowodnione. 159. Mapa ryzyka (Czerwiński): – to zestawione, w formie tabeli, ryzyka, jakie audyt wewnętrzny zidentyfikował w trakcie wykonywania zadania audytowego. Jest sporządzana w celu uświadomienia adresatom raportu jakie mogą być- konsekwencje, jeśli rekomendacje audytu nie zostaną zrealizowane. Wykorzystywana jest w sprawozdaniu. 160. Metoda ścieżki krytycznej (Czerwiński): – umożliwia optymalne zarządzanie harmonogramem poprzez kierowanie zasobów do tych etapów, które leżą na ścieżce krytycznej i decydują o terminowym zakończeniu projektu. 161. Diagram Ishikawy (Czerwiński): – ułatwia analizę przyczyn powstania problemu i określenia relacji między nimi. 162. Wykres Gantt’a (Czerwiński): – umożliwia zaprezentowanie w formie graficznej zaplanowanego czasu trwania poszczególnych czynności i monitorowanie harmonogramu. 163. Drzewo ryzyka (Czerwiński): – to graficzna prezentacja zdarzeń składających się na projekt, umożliwia identyfikację, analizę, zarządzanie i monitorowanie ryzyka realizacji projektu. 164. Nadzór właścicielski (Czerwiński): – sposób w jaki organizacje są kierowane i kontrolowane. Za nadzór odpowiedzialna jest Rada Nadzorcza. 165. Poziom ufności (Czerwiński): – wyrażone w procentach zaufanie audytora do zgodności wyniku próbkowania z rzeczywistym poziomem błędu w całej populacji. Poziom ufności nie jest liczony, tylko przyjmowany. 166. Precyzja (Czerwiński): – przedział, w którym wynik próbkowania będzie się zawierał z prawdopodobieństwem określonym poprzez poziom ufności. Precyzja nie jest liczona, tylko przyjmowana. 167. Maksymalny dopuszczalny poziom błędu (Czerwiński): – maksymalny błąd w danej populacji, który audytor gotów jest zaakceptować- i móc przy tym stwierdzić- , że cel audytu został zrealizowany. 168. Ryzyko alfa i beta to (Czerwiński): – alfa – ryzyko nie uznania prawidłowego wyniku, – beta – ryzyko uznania nieprawidłowego wyniku. 169. Kontrola detekcyjna (Czerwiński): – jest stosowana po zakończeniu procesu, dotyczy zdarzeń, które już zaszły. Polega na wykrywaniu zdarzeń, które odbiegają od przyjętych kryteriów. Stosujemy ją, gdy możemy zaakceptować- stratę. Ma cechy kontroli prewencyjnej. Przykłady: inwentaryzacja, przeliczenie gotówki w kasie. 170. Kontrola prewencyjna (Czerwiński): – jej celem jest zapobieganie niepożądanym rezultatom. Przykłady: podział obowiązków, autoryzacja. 171. Kontrola korekcyjna (Czerwiński): – jej celem jest korekta parametrów systemu, która zapobiegnie dalszemu powstawaniu wykrytych błędów. Przykład: kara dyscyplinarna. 172. Kontrola kierownicza (zarządcza) (Czerwiński): – jej celem jest zapewnienie, że zostaną osiągnięte założone cele. Przykłady: organizowanie szkoleń, przeglądy. 173. Państwowym funduszem celowym jest: – Narodowy Fundusz ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, – Fundusz Rozwoju Przemysłu, – NFI, – Fundusz jednostek Badawczo-Rozwojowych. 174. Funduszem przedakcesyjnym jest: – PHARE. 175. Wg Konstytucji dochodami JST są: – dochody własne, subwencja ogólna, dotacje celowe. 176. Wrażliwość177. dotyczy: – 178. Testy zgodności służą do: – 179. Kiedy metody analityczne są najbardziej skuteczne: – 180. Kiedy RM nie może uznać181. projektu ustawy za pilny: – Ciąg dalszy serii pt. „Praktyczne zastosowanie metody 8D … Tym razem prezentujemy jak powinien wyglądać formularz raportu 8D”: część 1 część 2 część 3 część 4 część 5 część 6 część 7 VI. Raporty 8D w formie podstawowej i z rozbudowaną liczbą pytań Rozwiązanie problemu metodą 8D i jego poszczególne etapy, dokumentowane jest na bieżąco na odpowiednim formularzu określanym jako raport 8D, który oprócz formy podstawowej (Rys. 2) może w wielu przypadkach przyjąć postać rozbudowanej listy pytań (Rys. 3). W trakcie każdego etapu uzupełniana jest dokumentacja przeprowadzanych działań, a także często dodatkowo dołączane są odpowiednie załączniki jak zdjęcia, analizy parametrów, materiałowe itp. W przepadku reklamacji raport 8D musi być przesyłany do klienta, w trakcie realizacji poszczególnych etapów w ściśle określonych odstępach czasu. Zwyczajowo wysyłany jest on po 1, 5 oraz po 20 dniach lub po zamknięciu raportu. Po 1 dniu obowiązkowo trzeba wysłać uzupełniony raport 8D o etapy minimum od 1D do 3D, po 5 dniach muszą w nim być już ujęte rozwiązania dla przedziału od 1D do 7D, natomiast po 20 dniach lub ewentualnie po zakończeniu raport 8D musi być już kompletny i zakończony, włącznie z weryfikacją skuteczności działań zapobiegawczych, wszystkimi załącznikami i oceną pracy zespołu. Przykład raportu 8D w formie podstawowej Przykład raportu 8D w formie rozbudowanej listy pytań Przykład raportu 8D z rozbudowaną liczbą pytań stosowanego do realizacji działań korygujących i zapobiegawczych w Zintegrowanym Systemie Zarządzania według norm ISO 9001, ISO 14001 oraz ISO 50001 zostanie przedstawiony w kolejnej części tego opracowania. VII. Wnioski Metoda 8D to metoda pracochłonna i angażuje znaczną ilość pracowników, jednak przynosi bardzo wiele skutków pozytywnych i powoduje, że większość problemów, które się pojawiły, w przyszłości się nie powtórzą, a liczba błędów i reklamacji znacznie spadnie. Skrupulatne stosowanie tej metody doprowadza w większości przypadków do bardzo dużej poprawy ogólnej jakości wyrobów czy usług. Ma to zdecydowany wpływ na rytmiczność produkcji, postrzeganie firmy przez klientów oraz na jej wyniki finansowe. Źródło: Norma PN-EN ISO 9001:2009; Systemy zarządzania jakością – Wymagania, Norma PN-EN ISO 14001:2005; Systemu zarządzania środowiskowego – Wymagania i wytyczne stosowania, Norma PN-EN ISO 50001:2012; Systemy zarządzania energią – Wymagania i zalecenia użytkowania, Autor: Bartosz Gamza Kolejne części opracowania znajdziesz w poniższych linkach: część 1 część 2 część 3 część 4 część 5 część 6 część 7 część 8 Masz pytania związane z Systemem Zarządzania? Koniecznie dołącz do grupy na Facebooku ISO Poland. Twoje pytania na pewno nie zostaną bez odpowiedzi. Jednym z ważniejszych elementów systemu zarządzania w organizacji jest zaprojektowanie, wdrożenie i funkcjonowanie audytów wewnętrznych. Przeprowadzanie wewnętrznych audytów jest o tyle istotne, że pozwala zdiagnozować stan wdrożonego i doskonalonego systemu zarządzania, poprzez weryfikację jego zgodności z wymaganiami. Pozyskana w drodze auditu wiedza o stopniu spełnienia bądź nie założeń jest o tyle niezbędna, że dostarcza precyzyjnej informacji, w którym miejscu należy wyeliminować błędy oraz przyczynę ich powstania. Co to jest audit? Zgodnie z definicją normy ISO 19001 audit to: „systematyczny, niezależny, udokumentowany proces uzyskiwania dowodu z auditu oraz jego obiektywnej oceny w celu określenia stopnia spełnienia kryteriów auditu”. Wielu z nas audit kojarzy się z kontrolą i jej subiektywnie negatywnymi konsekwencjami. Nic bardziej mylnego, słowo audit pochodzi z od łacińskiego słowa „auditus”, co oznacza „słuchanie” … czyli „audytor” oznacza „słuchacza”. Podstawowym i elementarnym celem auditu jest weryfikacja wcześniej przyjętych przez organizację założeń i wymagań ze stanem faktycznym. Pozyskana poprzez przeprowadzenie auditu wiedza o stopniu spełnienia bądź nie wymagań w audytowanym np. procesie jest o tyle niezbędna, że dostarcza informacji, w którym miejscu należy wyeliminować błędy oraz ich przyczynę. Główne cele wewnętrznego auditu: a) stwierdzenie zgodności przyjętych założeń i wymagań ze stanem faktycznym, b) określenie stopnia realizacji przyjętych celów systemów zarządzania, c) lokalizacja słabych elementów systemu zarządzania i ich natychmiastowa eliminacja. Jak każdy system funkcjonujący w organizacji, tak też system audytów wewnętrznych aby był skuteczny musi być dobrze opracowany i wdrożony a wcześniej odpowiednio przemyślany. Niezbędnym przewodnikiem w opracowywaniu tegoż systemu jest Norma ISO 190011 – Wytyczne dotyczące audytowania systemów zarządzania jakością i/lub zarządzania środowiskowego. Wielu z nas audit kojarzy się z czymś negatywnym czymś co prowadzi w pierwszej kolejności do przesłuchań a w drugiej z wyciąganiem negatywnych konsekwencji wobec osoby, u której zdiagnozowano niezgodności. Bardzo istotnym z punktu widzenia postrzegania przez pracowników kwestii doskonalenia systemu zarządzania (poprzez przeprowadzanie audytów) ale również podtrzymywania przyjaznych relacji, jest ugruntowanie wiedzy wśród nich, że audity przeprowadzane są w celu naprawy ewentualnych uchybień i likwidacji ich źródła, ale na pewno nie po to, żeby kogoś szpiegować, wytykać winy czy po prostu oskarżać. Auditor powinien być jak lekarz (diagnozować przyczynę powstania niezgodności i leczyć jej skutki jak również źródło) ale nigdy jak oskarżyciel na sali sądowej. Norma ISO 9001 w pkt. nakłada na organizację, wdrażającą system zarządzania jakością, obowiązek opracowania w formie udokumentowanej procedury - procesu wewnętrznych audytów. Celem procedury jest zapewnienie, że w danej organizacji wykonywane są planowe audyty wewnętrzne, ich wyniki są poddawane analizie i podejmowane są działania poaudytowe w celu doskonalenia efektywności funkcjonowania systemu zarządzania a przez to zapewnienia poziomu jakości spełniającego oczekiwania Klienta. Przedmiotowa procedura powinna w swojej treści kolejno opisywać poszczególne etapy przeprowadzania wewnętrznych audytów z przypisaniem odpowiedzialności stanowiskowej z określeniem terminów realizacji następujących po sobie zadań. Zakres przedmiotowy procedury: powołanie audytorów, ustalenie programu audytów, przygotowanie audytów, realizacja audytów, dokumentowanie audytów, działania poauditowe. Przykład procedury Wewnętrzy audit 1. Cel Celem niniejszej procedury jest zapewnienie, że w organizacji wykonywane są planowe audyty wewnętrzne, ich wyniki są poddawane analizie i podejmowane są działania poaudytowe w celu doskonalenia efektywności funkcjonowania systemu zarządzania, a przez to zapewnienia poziomu jakości spełniającego oczekiwania Klienta. 2. Zakres obowiązywania Zakres podmiotowy Niniejsza procedura obowiązuje wszystkich pracowników organizacji. Zakres podmiotowy Procedura określa sposób realizacji macroprocesu AW – wewnętrzne audity w zakresie wewnętrznego audytu. 3. Terminologia Audyt wewnętrzny – systematyczny i niezależny proces, mający określić, czy działania dotyczące jakości i ich wyniki odpowiadają przyjętym wcześniej ustaleniom oraz czy te ustalenia są skutecznie realizowane i pozwalają na osiągnięcie celów. Planowy audyt – audyt przeprowadzany na podstawie opracowanego „Program wewnętrznych audytów”, formularz nr F-001 Pozaplanowy audyt – audyt przeprowadzany poza planem, w związku z: -żądaniem klienta, -niekorzystnymi zmianami procesu, -istotnymi niezgodnościami procesu, -istotnymi zmianami uregulowań prawnych, -istotnymi zmianami organizacyjnymi. Pełny audyt systemu - audyt przeprowadzony w celu oceny skuteczności funkcjonowania całego systemu zarządzania w odniesieniu do wszystkich obszarów i ustalonych wymagań. 4. Odpowiedzialność: Kierownik organizacji: powołuje przeszkolone osoby na audytorów wewnętrznych w organizacji, zatwierdza plan audytów wewnętrznych na dany rok, zatwierdza pozaplanowe audyty. Pełnomocnik ds. zarządzania: prowadzi, aktualizuje i zatwierdza rejestr audytorów wewnętrznych, zgodnie z formularzem nr F-007, opracowuje plan wewnętrznych audytów systemu zarządzania, zarządza audytami planowymi i pozaplanowymi (przygotowanie, planowanie, nadzór nad realizacją), systematycznie informuje kierownictwo organizacji o wynikach audytów w trakcie narad związanych z przeglądem sytemu zarządzania, szkoli audytorów wewnętrznych, odpowiada za właściwy dobór audytorów do przeprowadzenia audytów w danym obszarze, z uwzględnieniem ich niezależności od obszaru audytowanego, odpowiednich kwalifikacji i praktyki zawodowej, odpowiada za terminowe przeprowadzenie audytów, odpowiada za archiwizowanie zapisów jakości z przeprowadzonych audytów, odpowiada za emisję raportów z wewnętrznych audytów, formularz nr F-006, kontroluje terminowe wdrażanie poaudytowych działań korygujących. Auditor wiodący: przeprowadza wszystkie fazy audytu zgodnie z wymaganiami odpowiednich norm i niniejszej Instrukcji, planuje audyty i przydziela obowiązki audytorom towarzyszącym, sporządza listy pytań do wewnętrznego audytu jakości, formularz nr F-003, reprezentuje zespół audytorów wobec kierownika komórki audytowanej, koordynuje prace zespołu audytorów, opracowuje raport z wewnętrznego audytu zintegrowanego systemu zarządzania, weryfikuje skuteczność przeprowadzonych poaudytowych działań korygujących bądź zapobiegawczych w audytowanej komórce organizacyjnej. Auditor towarzyszący: bierze aktywny udział w audycie, zgodnie z posiadaną wiedzą teoretyczną, praktyczną i przydzielonymi zadaniami. Kierownik auditowanej komórki: umożliwia sprawne przeprowadzenie audytu, wdraża i sprawdza skuteczność poaudytowych działań korygujących, bądź zapobiegawczych w podległej komórce organizacyjnej. 5. Opis postepowania Planowanie auditów Pełnomocnik ds. zarządzania do końca roku opracowuje i przedkłada kierownikowi organizacji do zatwierdzenia Plan wewnętrznych audytów na rok następny. Kierownik zatwierdza Plan audytów bądź wnosi swoje uwagi i przekazuje Pełnomocnikowi ds. zarządzania w celu naniesienia stosownych korekt. Zatwierdzony Plan wewnętrznych audytów na dany rok przechowywany jest przez Pełnomocnika ds. zarządzania. Plan audytów uwzględnia ustalone priorytety w zakresie doskonalenia. Plan audytów uwzględnia nadrzędną zasadę objęcia audytem wszystkich zidentyfikowanych procesów systemu zarządzania jakością w ustalonym okresie czasu. W ramach doskonalenia systemu zarządzania jakością mogą być przeprowadzane audyty pozaplanowe. Audyty pozaplanowe są rejestrowane w Planie wewnętrznych audytów na dany rok wg numeracji narastającej. Przygotowanie auditów Na podstawie planu wewnętrznych audytów na dany rok, Pełnomocnik ds. zarządzania, na co najmniej tydzień przed planowanym terminem rozpoczęcia audytu, powiadamia audytora wiodącego o terminie rozpoczęcia audytu i powołuje zespół audytorów zgodnie z formularzem F-002 Zawiadomienie o wewnętrznym audycie jakości/powołanie Zespołu audytującego. W przypadku audytu pozaplanowego w/w zawiadomienia mogą być doręczone w przeddzień rozpoczęcia audytu. Na podstawie zatwierdzonego rejestru wewnętrznych audytorów, Pełnomocnik ds. zarządzania dobiera Zespół audytorów zgodnie z zasadami niezależności audytora od komórki audytowanej, kompetencji i praktyki zawodowej. Audytor wiodący jest odpowiedzialny za skuteczne poinformowanie kierowników komórek audytowanych, w sposób przez siebie uznany, o terminie rozpoczęcia audytu, i jego temacie. Dopuszcza się możliwość, aby zawiadomienie nastąpiło w formie dostarczenia Listy pytań do wewnętrznego audytu. Zespół audytorów określa niezbędne dokumenty konieczne do prawidłowego przeprowadzenia audytu (dokumentacja, raporty z poprzednich audytów, harmonogramy przyjętych działań korygujących/zapobiegawczych, i inne). Zgromadzone dokumenty są analizowane i na ich podstawie budowana jest przez audytora Wiodącego Lista pytań do wewnętrznego audyty. Oryginał Listy pytań archiwowany jest przez Pełnomocnika ds. zarządzania; kopie otrzymują od audytora wiodącego, kierownicy komórek audytowanych, co najmniej na dwa dni przed planowanym audytem. W przypadku audytu pozaplanowego Lista pytań może być przekazana na spotkaniu otwierającym. Wykonanie auditów Spotkanie otwierające W dniu rozpoczęcia wewnętrznego audytu, audytor wiodący wraz z audytorami przeprowadza spotkanie otwierające audyt, na którym oficjalnie informuje kierowników komórek audytowanych o celu, przedmiocie, zakresie i terminie audytu. Na spotkaniu otwierającym audytor wiodący udziela stosownych wyjaśnień, co do przebiegu audytu. Badanie Na podstawie odpowiedzi kierowników komórek audytowanych na pytania zawarte na Liście pytań do wewnętrznego audytu jakości, zbierane są dowody, w postaci okazanych dokumentów i zapisów a także obserwacji poczynionych przez audytorów. Raport z auditu Kompletny Raport z audytu zawiera: - Listę pytań do wewnętrznego audytu jakości (formularz nr F-003), - Formularz nr F-004 Spostrzeżenia, uwagi ogólne, - Protokół niezgodności (do każdej niezgodności sporządzany jest osobny protokół), formularz nr F005 Tworzenie Nr Raportu – Nr Raportu: XX/RR/P (lub PP), gdzie: - XX- Nr kolejny audytu zgodnie z Planem audytów, - RR - dwie ostatnie cyfry roku kalendarzowego, - P - audyt zaplanowany, - PP – audyt pozaplanowy W Raporcie z audytu, w Protokole niezgodności, formularz nr F-005, powinny zostać zapisane stwierdzone niezgodności z dowodami ich wystąpienia i przywołaniem uregulowania, względem, którego wystąpiła niezgodność. Audytorzy nie wpisują w Raporcie zaleceń dotyczących usunięcia niezgodności. Oryginał Raportu z audytu jest archiwowany przez Pełnomocnika ds. zarządzania. Kopie rozpowszechniane są za pokwitowaniem wg rozdzielnika, zainteresowanym. Spotkanie zamykające W dniu zakończenia audytu wewnętrznego audytor wiodący wraz z audytorami przeprowadza spotkanie zamykające audyt, na którym oficjalnie informuje kierowników komórek audytowanych o wyniku audytu oraz przekazuje kierownikowi kopie Raportu z audytu. Odbiór Raportu jest kwitowany przez odbierających. Kierownik komórki audytowanej podpisuje Protokół niezgodności, jeżeli taki występuje. Działania poauditowe Kierownik komórki audytowanej, w której w trakcie audytu stwierdzono niezgodność, podejmuje w trybie natychmiastowym działania korygujące, zgodnie z zapisami procedury P-00..\01 „Działania zapobiegawcze, korekcyjne i korygujące”. W stosunku do spostrzeżeń audytowych, wyciąga stosowne do ich znaczenia wnioski, skutkujące usprawnieniem procesów i doskonaleniem systemu zarządzania w organizacji. 6. Dokumenty związane Procedura P-00..\01 „Działania zapobiegawcze, korekcyjne i korygujące”, Formularze wewnętrzne: - F-001 Program wewnętrznych audytów - F-002 Zawiadomienie o audycie - F-003 Lista pytań do wewnętrznego audytu - F-004 Spostrzeżenia, uwagi ogólne - F-005 Protokół niezgodności - F-006 Raport z wewnętrznego audytu - F-007 Rejestr wewnętrznych audytorów 7. Załączniki Brak. Powołanie audytorów wewnętrznych Wewnętrzne audity przeprowadzane są przez odpowiednio dobranych pod względem posiadanej wiedzy merytorycznej pracowników, których osobowość powinna posiadać następujące cechy (zgodnie z pkt Normy ISO 19011): etyczność, otwartość, dyplomacja, spostrzegawczość, percepcja, elastyczność, wytrwałość, zdecydowanie, niezależność. Dodatkowo zalecane jest, aby kandydaci posiadali odpowiednią wiedzę nie tylko merytoryczną w zakresie przeprowadzanych auditów ale również ogólną wiedzę o organizacji, jej strukturze, powiązaniach czy też zadaniach innych komórek organizacyjnych. Ogólnie rzecz ujmując auditor powinien uczciwie podchodzić do powierzonych mu zadań, tzn. że w pracy kieruje się bezstronnością i niezależnością, pomijając swoje uprzedzenia czy też sympatię do osoby audytowanej a także powinien być wolnym od wszelkiego rodzaju negatywnych nacisków ze strony innych pracowników. Powinien być otwarty na różne propozycje i sugestie drugiej strony, dotyczące zmian i doskonalenia systemu a przy tym wytrwale dążyć do osiągania założonych celów. Badając pewien obszar systemu zarządzania audytor powinien wykazywać się spostrzegawczością w ocenie sytuacji jak również wskazane jest aby posiadał zdolności percepcyjne i analityczne podejście do oceny przedstawionych mu dowodów. Dodatkową i niezmiernie ważną cechą (jeśli nie najważniejszą) jaką obdarzony ma być auditor jest dobra komunikatywność. Trudno jest sobie wyobrazić większej pomyłki w doborze audytora jak audytor nieśmiały mający trudności w kontaktach międzyludzkich. Doprowadziłoby to nie tylko do niewłaściwie przeprowadzonego auditu ale również dałoby możliwość zamiany ról między audytorem a osobą auditowaną co w konsekwencji może spowodować zatajenie wszelkich nieprawidłowości w badanym obszarze. Pierwszym etapem powołania pracowników na auditorów jest prawidłowy ich dobór, zaś kolejnym ich gruntowne przeszkolenie w przedmiotowym zakresie. Po przeszkoleniu pracowników będących tworzyć zespół audytorów wewnętrznych systemu zarządzania należy w celach formalnych powołać ich do pełnienia powyższej funkcji – decyzją lub zarządzeniem (w zależności od przyjętych w regulaminie organizacyjnym bądź w organizacji rozwiązań). W treści powołującego aktu normatywnego obok składu osobowego zespołu auditorów i podległości powinny znaleźć się zapisy wskazujące zakres zadań auditora, jego uprawnień ale także odpowiedzialności. Przykładowe zarządzenie powołujące audytorów wewnętrznych Zarządzenie w sprawie powołania w ……… auditorów wewnętrznych zintegrowanego systemu zarządzania Na podstawie § … Regulaminu Organizacyjnego ……………, zarządzam co następuje: § 1 W celu zapewnienia planowanego, systematycznego i niezależnego badania zgodności i efektywności wdrożonego w ……………… zintegrowanego systemu zarządzania powołuję audytorów wewnętrznych w osobach: ….. …… ……. § 2 Zobowiązuję wszystkie osoby wymienione w § 1 do przeprowadzania w …………. obiektywnego i bezstronnego audytu wewnętrznego a w szczególności do identyfikowania i zgłaszania wszelkich niezgodności w funkcjonowaniu organizacji. Wykonując powierzone zadania audytor wewnętrzny jest uprawniony do występowania do liderów procesów o przedstawianie mu wszelkich niezbędnych informacji. Audytor wewnętrzny odpowiada za ujawnienie dowodów świadczących o zgodności lub niezgodności z ustalonymi kryteriami audytu. Wykonując powierzone mu obowiązki audytor wewnętrzny podlega bezpośrednio Pełnomocnikowi ds. zintegrowanego systemu zarządzania. § 3 Szczegółowy sposób realizacji zadań audytora wewnętrznego regulują postanowienia odpowiednich dokumentów prawa wewnętrznego. § 4 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. Przeprowadzenie wewnętrznego audytu Po zatwierdzeniu listy kandydatów na audytorów wewnętrznych nadchodzą kolejne ważne z punktu widzenia celów jakie ma do osiągnięcia audit – etapy jego realizacji a mianowicie: ustalenie programu audytów, planowanie audytów, przeprowadzanie audytów, sporządzanie raportu z auditu, działania poauditowe. Ustalenie programu audytów wewnętrznych Program wewnętrznych audytów w organizacji posiadającej system zarządzania jest niczym innym jak planem realizacji auditów w przeciągu danego okresu, najczęściej jest to rok kalendarzowy. Program audytów z założenia powinien obejmować cykl audytów przeprowadzonych przynajmniej po jednym w każdym zidentyfikowanym i funkcjonującym w organizacji procesie. Zgodnie z zapisami normy ISO 9001 program audytów powinien zawierać min.: kryteria auditu, jego zakres, częstość i metody. Kryteriami auditu są wszystkie wymagania wewnętrzne i zewnętrzne jakie obowiązują organizację tzn. ustawy, rozporządzenia, wewnętrzne procedury i instrukcje jak również obwieszczenia, komunikaty itp. Kryteria auditu są o tyle istotne, że stanowią punkt odniesienia dla auditora w zakresie weryfikacji przedłożonych dowodów na zgodność z przyjętymi założeniami. Zakresem auditu jest obszar i granice auditu. Z praktycznego punktu widzenia najczęściej zakresem auditu jest wcześniej zidentyfikowany proces lub jego cześć. Nie oznacza to jednak, że zakresem auditu nie można objąć makroprocesu, pojedynczego zadania lub kilku procesów na raz. Oczywiście zakres jakim jest objęty audit zależy przede wszystkim od jego celu. Metoda auditu jest to sposób w jaki zostanie przeprowadzony wewnętrzny audit. Metodami mogą być: 1) rozmowa / zadawanie pytań, 2) obserwacja działań i wyników, 3) przegląd i analiza dokumentów. Planowanie audytów powinno uwzględniać specyficzne warunki w jakich funkcjonuje organizacja, np. w firmach z branży transportowej z uwagi na wzmożone zapotrzebowanie na tego typu usługi wzrasta w miesiącach świątecznych a tym samym wzrasta intensywności pracy, to w tych miesiącach można zrezygnować z przeprowadzania audytów. Tak samo rzecz się ma w odniesieniu do miesięcy wakacyjnych, w których z uwagi na okres urlopowy jest zazwyczaj zmniejszona liczba pracowników co oznacza nieobecność jednych oraz wzrost natężenia pracy u pozostałych. W tych miesiącach też nie należy planować przeprowadzania audytów. Zrzut z programu eSEKTOR nr 1. Moduł Wewnętrzne audity/ PROGRAM WEWNĘTRZNYCH AUDITÓW Planowanie audytów wewnętrznych Po ustaleniu i zatwierdzeniu przez najwyższe kierownictwo programu audytów przychodzi czas na jego realizację poprzedzoną planowaniem pojedynczych audytów ujętych w harmonogramie. Na tym etapie osoba odpowiedzialna (najczęściej Pełnomocnik ds. systemów zarządzania) wyznacza audytorów do przeprowadzenia w danym obszarze auditu, kierując się podstawową zasadą, która mówi o obiektywności i bezstronności procesu auditu czyli mówiąc krótko audytor nie może być wyznaczony do audytowania podległego sobie obszaru. Częsta praktyką, zwłaszcza w małych firmach jest to, że Pełnomocnicy ds. systemu zarządzania przeprowadzają (często krótko przed audytem zewnętrznym) audity po kolei we wszystkich procesach co jest oczywiście niedopuszczalne. A dlaczego??? A dlatego, że auditując obszar, w którym się pracuje albo którym się kieruje może dojść do zatajenia istnienia niezgodności lub sytuacji która może doprowadzić do powstania niezgodności. Nie trzeba przecież nikomu udowadniać, że takie podejście może tylko doprowadzić do jednego – do braku systemu zarządzania. Jak każde planowanie tak i etap planowania auditów jest bardzo istotny. Daje on możliwość obu stronom na merytoryczne przygotowanie się, ale również daje możliwość auditowanemu na uporządkowanie obszaru, który zostanie poddany auditowi. Po wyznaczeniu przez Pełnomocnika zespołu audytorów oraz daty przeprowadzenia auditu przychodzi czas na przygotowanie przez nich planu auditu oraz pytań (zagadnień), które będą poruszane na spotkaniu. Opracowany przez auditorów zestaw pytań powinien być dostarczony dla osób audytowanych z odpowiednim wyprzedzeniem, zgodnie z zapisami przedmiotowej procedury. Daje to możliwość zaznajomienia się z zagadnieniami z czasowym wyprzedzeniem, przygotowaniem na nie odpowiedzi ale przede wszystkim przedstawieniem dowodów potwierdzających spełnienie wymagań. Nr Proces/ Zadanie Przykłady pytań auditowych 1 Produkcja Jak przebiega proces produkcji mebli i kto jest za niego odpowiedzialny? Czy gotowe projekty mebli są przedkładane klientowi do akceptacji? W jaki sposób odbywa się przekazanie gotowego projektu do produkcji? Czy w trakcie produkcji możliwe jest naniesienie poprawek do projektu? Jeśli tak, to w jaki sposób to się odbywa i jak dokumentowanie są naniesione zmiany w projekcie? W jaki sposób i kto przechowuje dokumentację produkcyjną? 2 Komunikacja wewnętrzna Jakie w firmie dostępne są kanały komunikacyjne? Kto jest odpowiedzialny za nadzór nad kanałami komunikacyjnymi w firmie? W jaki sposób monitorowane są potrzeby pracowników w zakresie komunikacji wewnętrznej? 3 Działania korygujące i zapobiegawcze Czy proces przeprowadzania działań korygujących i zapobiegawczych jest opisany w udokumentowanej procedurze? Kto sprawuje nadzór nad działaniami korygującymi? Czy prowadzony jest rejestr działań zapobiegawczych i korygujących? Czy w bieżącym roku zostały podjęte działania korygujące lub zapobiegawcze w stosunku do wykrytej niezgodności? Kto i w jaki sposób sprawdza wykonanie działań korygujących i zapobiegawczych? 4 Niezgodności i działania naprawcze Czy proces wykrywania niezgodności oraz wdrażania w stosunku do nich działań korygujących został udokumentowany? Czy w bieżącym roku zostały wykryte w firmie niezgodności? Czy jest prowadzony rejestr niezgodności? Czy w stosunku do wykrytych niezgodności zostały podjęte działania naprawcze? 5 Zapytania, zamówienia, sprzedaż Jak przebiega proces zapytań, zamówień i sprzedaży? W jaki sposób i na jakiej podstawie potwierdza się zamówienie na produkcję mebli? W jaki sposób numerowane jest zamówienie? Kto i w jaki sposób tworzy zestawienie mebli przy realizacji zamówienia? Kto tworzy rysunki mebli do produkcji? I w jaki sposób to dokumentuje? W jaki sposób odbywa się przekazanie sprawdzonych rysunków na produkcje? Kto jest za to odpowiedzialny i czy jest to dokumentowane? Czy i w jaki sposób stolarze dokumentują wykonanie poszczególnych etapów produkcji mebli? W jaki sposób gotowy produkt przekazywany jest do magazynu i jak się to dokumentuje? Czy w firmie przyjęty jest sposób identyfikacji mebli po ich spakowaniu? Jeśli tak to jaki i kto jest za to odpowiedzialny? Jaka dokumentacja jest potrzebna aby wysłać towar do klienta i kto jest odpowiedzialny za jej tworzenie? Kto jest odpowiedzialny za zarządzanie i archiwizację kompletnej dokumentacji z przyjęcia i realizacji zamówienia oraz sprzedaży produktów? 6 Audity wewnętrzne Czy proces audity wewnętrzne jest opisany w udokumentowanej procedurze? Kto i na jakiej podstawie przeprowadza w firmie wewnętrzne audity? Czy został w firmie powołany Pełnomocnik ds. systemów zarządzania? W jaki sposób są planowane wewnętrzne audity? Kto i w jaki sposób dokumentuje przebieg wewnętrznego auditu? Zrzut nr 1. Przykłady pytań auditowych Plan auditu powinien zawierać datę i miejsce spotkania, poruszane pytania lub zagadnienia ale również stanowiska pracy, do których będą kierowane. Nierozłącznymi (choć często pomijanymi) elementami planu są spotkanie otwierające i podsumowujące audit spotkanie zamykające, które również powinien uwzględniać plan auditu. Każdy audytor przed przystąpieniem do planowania i późniejszego przeprowadzania auditu powinien szczegółowo zapoznać się z kryteriami auditu czyli wszystkimi procedurami, instrukcjami jeśli to możliwe również dokumentami prawa zewnętrznego, które są ujęte w planie auditu. Zrzut z programu eSEKTOR nr 2. Moduł Wewnętrzne audity/ LISTA PYTAŃ Przeprowadzenie audytu Po odpowiednim przygotowaniu przychodzi czas przeprowadzenia auditu. Jest to czas intensywnej pracy, zaczynający się od przeglądania i analizowania przedstawionych dokumentów, szukania dowodów potwierdzających spełnienie bądź nie wymagań jak również późniejsze dokumentowanie swoich spostrzeżeń i wniosków. Jak już było wspomniane wcześniej istotnymi punktami (choć niekiedy pomijanymi) w realizacji audytów są spotkanie otwierające i spotkanie zamykające. Czym jest spotkanie otwierające? Spotkanie otwierające jest to spotkanie wstępne poprzedzające audit, którego uczestnikami powinni być przedstawiciele komórek organizacyjnych ujętych w planie auditu wraz z osobami auditującymi. Spotkanie otwierające jest to swego rodzaju spotkaniem organizacyjnym, podczas którego: powinno nastąpić wzajemne przedstawienie się obu stron auditu (o ile uczestnicy auditu się nie znają), omówienie celu i zakresu auditu, podkreślenie „próbkowego” charakteru auditu, wyjaśnienie wszelkich wątpliwości związanych z audytem i jego przebiegiem. Spotkanie otwierające nie powinno być dłuższe niż max. 15 minut. Czym jest spotkanie zamykające? Spotkanie zamykające, jak sama nazwa wskazuje zostaje przeprowadzone przez audytorów przy udziale przedstawicieli komórek audytowanych na zakończenie auditu. Podstawowym celem tego spotkania jest podsumowanie auditu, omówienie wynikłych spostrzeżeń ale również przedstawienie i omówienie zidentyfikowanych ewentualnych niezgodności. Podczas spotkania zamykającego należy: dopełnić wszelkich formalności, wynikłych podczas auditu, wymienić uprzejmości (podziękować osobom audytowanym), przedstawić jak będzie wyglądał raport z auditu, przedstawić i omówić ewentualne niezgodności, uzgodnić ostateczne niezgodności, odpowiedzieć na ewentualne pytania audytowanych. Samo przeprowadzenie auditu powinno skupiać się obok zbierania dowodów, również na diagnozie problemów, które mogą wystąpić lub występują w badanym obszarze. Audytor jak wcześniej było wspomniane powinien być lekarzem, który bada problem i obok leczenia skutków również diagnozuje źródło jego powstania. W jaki sposób audytor pozyskuje informacje i dowody na spełnienie wymagań? Źródłami informacji dla auditora są: rozmowa i zadawanie pytań, obserwacja, oraz przegląd dokumentacji. Spotkanie auditowe powinno być przeprowadzone w przyjaznej dla obu stron atmosferze, która nie wprowadza agresji i poczucia śledztwa nakierowanego na ukaranie audytowanego za popełnione błędy. Niedopuszczalne jest z punktu widzenia celu auditu (potwierdzenie zgodności), przeprowadzanie auditu „za biurka” tzn., że auditor nie może stosować praktyk prowadzących do szybkiego „pozbycia się problemu” i wzywać osobę auditowaną do swojego biura a co gorsze z wybranymi przez niego dowodami. Spotkanie powinno odbyć się w ustalonym w planie auditu, czasie i miejscu ze wskazanymi pracownikami, zajmującymi się bezpośrednio przedmiotowymi działaniami. Auditor dla rozwiania wszelkich wątpliwości może krótko wyjaśnić rozmówcy jakich informacji i dowodów poszukuje, ale nigdy, przenigdy nie prosi pracownika auditowanego aby ten sam wybrał i przedstawił dowód potwierdzający swoje wypowiedzi. W większości przypadków doprowadzi to do zatajenia uchybień i piętrzących się nieprawidłowości w badanym obszarze a tym samym do niespełnienia wymagań. Istnieją następujące rodzaje dowodów: 1) dowody fizyczne, 2) dowody w dokumentacji, 3) dowody ustne. DOWODY FIZYCZNE – są pozyskiwane poprzez bezpośrednią obserwacje audytowanych działań. DOWODY W DOKUMENTACJI – są pozyskiwane poprzez analizę przedstawionej podczas auditu dokumentacji. DOOWODY USTNE – są pozyskiwane poprzez rozmowę audytora, że wszystkimi pracownikami w obrębie obszaru poddanego działaniom auditowym. Przystępując do auditu obok oczywistego przygotowania merytorycznego, auditor musi wykazać się profesjonalizmem ale też przenikliwością w ocenie wypowiedzi audytowanego jak również analitycznym podejściem do oceny przedstawionych dowodów. Nadrzędną zasadną jest aby zebrane podczas rozmów lub przeglądania dokumentacji ustalenia czy też spostrzeżenia były zawsze zweryfikowane i poparte dowodami. Audytorzy powinni skrupulatnie, na każdym etapie przeprowadzania auditu, notować swoje spostrzeżenia, wnioski, zauważone niezgodności, ale co najważniejsze dowody. Przytoczone na poparcie wysnutych wniosków – dowody powinny być rzetelnie i w miarę precyzyjnie wskazanie z podaniem (jeśli jest to możliwe) tytułu dowodu, jego daty lub imienia i nazwiska pracowników udzielających informacji. Każda odpowiedź osoby auditowanej na zadane pytanie, jak również samoistnie poczynione ustalenia te pozytywne jak i negatywne powinny być rzetelnie odnotowane. Wiadomym jest, że podczas przeprowadzania auditu, audytorzy dysponują ograniczeniami czasowymi stąd robienie notatek „na brudno” jest powszechne i pomocne przy redagowaniu końcowego raportu z auditu. Sporządzenie raportu z auditu Sporządzenie raportu z auditu jest wymaganym przez Normę ISO 19001 formalnym zapisem potwierdzającym i stanowiącym dowód na przeprowadzenie wewnętrznego auditu w wybranym obszarze. Raport z auditu powinien obiektywnie i rzetelnie przedstawiać ustalenia i wnioski z auditu, które są oparte na faktyczny ustaleniach, uzgodnionych przez obie strony biorące udział w audicie oraz łatwe w zrozumieniu. Raport z auditu powinien zawierać następujące elementy: dane audytowanej jednostki, uzgodnione kryteria, datę auditu, dane stron biorących udział w audicie (audytorów oraz osoby audytowane) podsumowanie procesu audytu, wszystkie zidentyfikowane niezgodności, propozycje doskonalenia zgłoszone przez audytowanych i przez zespół auditorów. Działania poauditowe Wraz ze złożeniem raportu z auditu oraz zgłoszeniem ewentualnych wykrytych niezgodności, kończy się rola auditorów. Za ten ostatni lecz bardzo istotny z punktu widzenia doskonalenia systemu zarządzania – etap odpowiedzialny jest Pełnomocnik ds. systemów zarządzania. Sam raport nie jest dokumentem, na podstawie którego można zamknąć audit, pozostają jeszcze wykryte ewentualne niezgodności i ich „naprawa”. Proces auditu wewnętrznego ma za zadanie weryfikację przyjętych wymagań ze stanem faktycznym w celu dalszego doskonalenia systemu. Wykryta niezgodność jest dowodem na to, że w danym obszarze działania nie zostały spełnione założenia. Istnienie niezgodności jest sygnałem, że jedno z ogniw systemu nie działa prawidłowo i niezbędne jest podjęcie działań naprawczych, które wyeliminują skutek (czyli zaistniałą niezgodność) ale również jej źródło. To zadanie należy do Pełnomocnika ds. systemu zarządzania, który na początku rozstrzyga zasadność niezgodności (czyli podejmuje decyzje czy zgłoszenie faktycznie jest niezgodnością) następnie wyznacza osoby oraz wybiera zaproponowany sposób usunięcia niezgodności oraz jej przyczyn. Usuwanie niezgodności oraz jej przyczyn zgodnie z normą ISO 9001 powinny regulować zapisy udokumentowanej i wdrożonej do stosowania procedury „Działania zapobiegawcze, korekcyjne i korygujące”.

raport z audytu wewnętrznego przykład